W związku z wprowadzonymi zmianami w zakresie zamówień publicznych, przetargi szpitale muszą być poprzedzone szczegółową analizą potrzeb i wymagań. Jest to warunek konieczny, niezbędny do rozpoczęcia działań przetargowych. Jak zatem przygotować ofertę przetargową dla szpitala, aby spełniała ustawowe wymagania?
Na czym polega analiza potrzeb i wymagań?
Zmiany w ustawie o zamówieniach publicznych dotyczą przede wszystkim działań w zakresie planowania i przygotowania ofert przetargowych. Kwestia ta w szczególny sposób dotyczy szpitali, które zostały zobligowane do posiadania niezbędnej dokumentacji. Przyglądając się bliżej przedmiotowemu zagadnieniu można stwierdzić, że wprowadzone przez ustawodawcę rozwiązanie w rzeczywistości było w szpitalach stosowane, gdyż każda placówka medyczna miała obowiązek monitorowania stanu posiadanych leków, wymagań dotyczących stosowania programów lekowych, a także posiadać szacunkową wartość zapotrzebowania na konkretne preparaty i wyroby medyczne. Kwestia ta nie była jednak szczegółowo ujęta w ustawie, dlatego też brak któregokolwiek z czynników nie stanowił przeszkody w realizacji przetargu. Obecnie wszystkie wymogi zostały zatwierdzone ustawą.
W dużej mierze jest to odpowiedź na oczekiwania unijne. Warto jednak pamiętać, że istnieje możliwość zrezygnowania z wspomnianej analizy – jest to możliwe w sytuacji, prowadzone są negocjacje bez ogłoszeń lub w przypadku wyboru oferenta z wolnej ręki. Standardowe przetargi szpitale obligatoryjnie muszą uwzględniać ustawowe wymagania.
Jakie czynniki są uwzględniane podczas analizy potrzeb?
Analiza potrzeb to niezbędne narzędzie, które należy uwzględnić podczas przygotowywania przetargów dla szpitali. Jak określa ustawa, działanie to powinno pomóc w znalezieniu odpowiedzi na kilka zasadniczych zagadnień:
- określenie orientacyjnej wartości zamówienia;
- możliwości realizacji przedsięwzięcia w kilku etapach;
- optymalnego trybu umożliwiającego realizację zadania;
- możliwości uwzględnienia czynników społecznych i środowiskowych;
- ryzyka związanego z konkretnym zamówieniem.
Prawidłowo wykonana analiza powinna dać jasną odpowiedź, czy zamówienie na wyroby medyczne i leki jest w tym momencie konieczne. Warto także podkreślić, że placówka medyczna ma prawo skorzystania z alternatywnych rozwiązań, o ile pozwolą one zaspokoić potrzeby placówki medycznej i są są korzystniejsze pod względem ekonomicznym niż przetargi szpitale.
Na co zwracać uwagę przygotowują analizę potrzeb?
Przygotowanie analizy potrzeb – wbrew pozorom – do łatwych nie należy, a w jej opracowanie zazwyczaj angażowani są szpitalni farmaceuci. Większość zespołów jako bazę wyjściową traktuje stan zamówień z roku bieżącego oraz faktyczne wykorzystanie produktów medycznych z poszczególnych przetargów. Równie istotna jest umowa z NFZ, zwłaszcza w kwestii szczególnych warunków rozliczania niektórych pozycji z programu lekowego. Analiza wspomnianych czynników pozwala wypracować politykę sprzedażową, dostosowaną do potrzeb placówki. Dobrym pomysłem jest także wysłanie zapytania do hurtowni lub producentów leków, zainteresowanych udziałem w przyszłym przetargu. Kluczowym czynnikiem, którym kierują się osoby koordynujące przetargi szpitale, jest cena produktów medycznych.
